Assistente de Diretoria Geral - PcD - Afirmativa para Pessoas com Deficiência (PcD)

PRINCÍPIOS E CULTURA DE SALVAGUARDA:

MSF está em busca de pessoas que compartilhem do compromisso com uma cultura de salvaguarda, que visa garantir um ambiente seguro e acolhedor para todas as pessoas.  Além disso, buscamos promover e garantir a Diversidade, Equidade e Inclusão (DEI) em todas as nossas ações e práticas. Assim, fortalecemos nossa missão e asseguramos que todas as pessoas tenham a oportunidade de contribuir e crescer na organização. Candidaturas que demonstrem alinhamento com esses princípios serão altamente valorizadas.

Alinhada com os valores que orientam as ações da nossa organização em todo o mundo, avançaremos somente com a candidatura de pessoas que cumpram os requisitos estabelecidos e se identifiquem como Pessoas com Deficiência - PcD.

Você terá um papel fundamental no suporte administrativo e operacional às três subáreas do departamento: (i) Diretoria Geral, (ii) Diversidade, Equidade e Inclusão (DEI) e (iii) Ética e Comportamento.

Atuará diretamente com a Assessora da Direção Geral e as Especialistas das áreas, garantindo a eficiência na gestão de processos administrativos internos, organização de eventos e treinamentos, produção de materiais institucionais e comunicação interna. A organização, proatividade e capacidade de gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente são competências essenciais para o desempenho desta posição!

2. COMO É O DIA A DIA DA POSIÇÃO?

Suporte administrativo e organizacional

• Apoiar no gerenciamento das agendas e compromissos da Direção Geral, incluindo marcação e organização de reuniões;

• Apoiar administração de processos financeiros do departamento, incluindo processamento de pagamentos mensais, solicitação de reembolsos e per diem;

• Organizar arquivos e documentos institucionais, garantindo a atualização e acessibilidade dos materiais;

• Apoiar na atualização de registros, memória e controles internos, registrando informações relevantes sobre políticas internas e processos administrativos;

• Ajudar na elaboração, organização e impressão de documentos e arquivos da Direção Geral, zelando pela confidencialidade e proteção de dados;

• Organizar viagens nacionais e internacionais para a Diretoria Geral e Especialistas, incluindo emissão de passagens, reserva de hotéis, transporte e suporte logístico necessário;

Produção de materiais

• Apoiar a comunicação interna, garantindo clareza e acessibilidade das informações;

• Criar e revisar apresentações institucionais, materiais de treinamento, templates, guias e documentos informativos;

• Compilar informações básicas para relatórios e apresentações, garantindo que tudo esteja claro e acessível para o time;

• Redigir comunicados internos, e-mails e convites para eventos;

Organização de eventos e treinamentos

• Planejar e coordenar a logística de eventos e treinamentos organizados pela Direção Geral, incluindo cotações de fornecedores, reserva de espaços e organização de coffee-breaks;

• Gerenciar o envio de convites, controle de participantes e materiais necessários para as atividades;

• Apoiar na criação de metodologias e formatos interativos para treinamentos e workshops;

• Atuar na interface com prestadores de serviço, garantindo o cumprimento de prazos e qualidade nas entregas.