Personnel Administration Manager (PAM) - Gestor em Administração de Pessoal

Objetivo Principal

O gestor de Administração de Pessoal é responsável por garantir que MSF seja um empregador responsável na missão, apoie a gestão adequado de RH em todos os sectores e assuma total responsabilidade por todas as questões administrativas e jurídicas no pais.

Responsabilidades gerais

• Conhecer a legislação trabalhista ; manter-se informado sobre qualquer alteração introduzida na legislação laboral, verificando regularmente as fontes da legislação e / ou reunindo-se regularmente com advogado, outras autoridades locais a este nível;

• Conhecer todas as políticas, procedimentos, ferramentas, padrões e princípios de MSF relativos às condições de trabalho, benefícios e remuneração de todos os trabalhadores (nacionais, internacionais, regionais, etc.), perfis de trabalho e grelha de funções, cobertura de saúde etc. à realidade da Missão e garante uma implementação equitativa, eficiente, transparente, justa e responsável por todos os trabalhadores de toda a Missão.

• É responsável pela implementação adequada e acompanhamento de regulamentos internos e termos de contratos de trabalho de todos os funcionários nacionais, garantindo que todos os funcionários sejam empregados em condições de trabalho justas e de acordo com a legislação local, visão de RH de MSF , valores e princípios.

• Em estreita colaboração com o Country HR support, garante que as reuniões administrativas regulares com todos os funcionários  aconteçam, a fim de garantir que estão cientes e respeitam os seus direitos e deveres e para informá-los de qualquer alteração na legislação laboral e no quadro geral de emprego que os possa afetar (ou seja, emendas legais, mudanças nas práticas locais, novas políticas ou procedimentos de RH-Admin, emendas aos regulamentos internos, etc.).

• É responsável por garantir que todas as funções e perfis de trabalho no nível do pais atendam à grelha de funções operacionais do pais aprovada pela sede e estejam alinhados com os perfis de trabalho e grelha de funções padrão do MSF, e que qualquer nova função ou alteração de uma existente (incluindo mudanças significativas nas responsabilidades e / ou combinação de funções existentes) são solicitadas com antecedência para validação prévia pela sede. Identifica desvios e os compartilha com o Country HR support para traçar um plano de ação caso sejam necessárias / convenientes correções.

• É responsável por garantir que a remuneração dos funcionarios recrutados localmente (salário, reajustes de cargos, compensações, acertos finais, etc.) e benefícios (férias, licenças, cobertura social, cobertura de saúde, etc.) atendam à grelha salarial do pais validada pela sede , Regulamentos Internos e políticas de RH, garantindo que MSF actue como um empregador responsável a qualquer momento.

• Em estreita coordenação com a equipe financeira, garante o cumprimento da legislação nacional relativa aos impostos e segurança social dos trabalhadores ao nível do pais, verifica se os formulários de declaração mensal de impostos e contribuições para a segurança social do trabalhador / empregador estão corretos e os envia para o Departamento Financeiro.

• Informa o Country HR Support caso seja detectado risco legal em sua área de actuação e sugere acções a serem tomadas para preveni-lo. Acompanha as reclamações dos trabalhadores e mantém o Country HR Support informada a qualquer momento.

• Garantir que MSF, como empregador, bem como todos os trabalhadores de MSF, cumpram as medidas de segurança e prevenção de riscos, conforme declarado pela legislação local e / ou políticas e procedimentos padrão de MSF.

• Garantir um sistema de arquivo eficiente (arquivos físicos e eletrônicos) de todos os arquivos administrativos em nível de missão, garantindo estrita confidencialidade dos arquivos pessoais dos trabalhadores e outros documentos administrativos privados, mediante solicitação do Country HR Support, e garantindo a preparação em caso de evacuação.

• A pedido do Country HR Support, mantenha contacto regular com administrações nacionais, outras seções de MSF e outras ONGs para melhorar / manter-se atualizado com as práticas administrativas.

• Conhece o Homère a fundo e garante uma adequada parametrização, utilização do sistema e qualidade dos dados, sendo ele próprio a referência técnica no pais na ausência de responsável especificamente pelo sistema.

• Assegurar, em estreita colaboração com o Country HR Support e o departamento de Logística, que todos os movimentos internacionais e internos na Missão sejam devidamente geridos (vistos, passagens, diárias quando necessário, datas de chegada / partida, etc.), e garante acomodação adequada condições (ou seja, quarto, comida, etc.) informando todas as pessoas / departamentos relevantes.

Responsabilidades específicas no Brasil

• Garantir a correta aplicação das políticas, procedimentos e práticas de Administração de Pessoal dos projetos no Brasil.

• Assegurar que os projetos respeitem os prazos de folha de pagamentos, admissão e demissão, e respeitem a legislação trabalhista brasileira.

• Garantir a conformidade da folha de pagamentos, benefícios, férias e impostos com a área de Administração de Pessoal do escritório de MSF Brasil.

• Em colaboração com o(a) Country HR Support e o Diretor(a) de RHN, assegurar o alinhamento ou/a equivalência da grade salarial de projetos com a grade de MSF-Brasil HQ.

• Assegurar o correto armazenamento de documentação relativa a pessoal nacional, impostos, pagamentos etc, de acordo com o padrão estabelecido pela área de Administração de Pessoal do escritório de MSF Brasil, respeitando a LGPD.

• Controle dos contratos de trabalho do pessoal de Projetos (admissões e demissões de pessoal nacional de Projetos)

• Em colaboração com o(a) Country HR Support, participar das negociação de contratos de seguro saúde e vida em conjunto com o RH Nacional do escritório de MSF-Brasil, do ponto de vista de projetos.

• Seguir questões trabalhistas com os projetos: inspeções trabalhistas, cotas de jovem aprendiz, PCD, acordos trabalhistas, se aplicável.