Project Manager (Resources Mutualization LATAM) - Gerente de Proyecto (Mutualización de Recursos)

[ENGLISH BELOW] / [ESPAÑOL ABAJO]

Médicos Sem Fronteiras (MSF) é uma organização médico-humanitária internacional que oferece cuidados de saúde a pessoas afetadas por conflitos, epidemias, desastres naturais ou exclusão do acesso à saúde em mais de 70 países, de forma neutra, imparcial e independente.

Alinhada com os valores que orientam as ações de nossa organização em todo o mundo, MSF-Brasil está comprometida a promover a inclusão e a diversidade e entende a importância das ações afirmativas destinadas à promoção de igualdade de oportunidades. Por essa razão, buscando proporcionar maior equidade, indicamos e priorizamos a inscrição de pessoas que se autodeclarem pertencentes a grupos minorizados.

Esta posição poderá estar sediada no Brasil, México, Argentina, Uruguai ou Colômbia. Também será considerada a possibilidade de trabalho remoto de acordo com as regulamentações nacionais, a depender do país contratante.

CONTEXTO E OBJETIVO DA POSIÇÃO

A estrutura organizacional de MSF, herdada de um desenvolvimento articulado em torno de centros operacionais europeus e seus satélites, está atualmente em revisão, de forma a ajustá-la às necessidades e aspirações atuais dos nossos pacientes, comunidades envolvidas e equipes.

Um crescimento em grande parte orgânico, juntamente com o desejo de manter abordagens operacionais diversas, levou a um modelo de governança que é ao mesmo tempo altamente centralizado e fragmentado de acordo com as filiações às seções históricas de MSF.

Essa arquitetura levou a um aumento da complexidade na tomada de decisões e dificuldades na adaptação às necessidades específicas em algumas áreas de intervenção para o cumprimento da missão social. Também resultou na duplicação e sobreposição de certas iniciativas. Para abordar essas ineficiências e promover uma cultura de recursos e capacidades mútuas, as entidades de MSF na América Latina estão comprometidas em reformular nossa estrutura organizacional.

O principal objetivo desta posição é coordenar e apoiar a gestão de projetos das três entidades (MSF Brasil, América Latina e CAMEX/CAMINO) dentro do quadro aprovado pelo Comitê de TIC (Transformational Investment Capacity) através de um processo decisório consultivo e participativo. A posição exige habilidades sólidas de facilitação, gestão de projetos e envolvimento de partes interessadas para apoiar eficazmente o desenvolvimento e implementação do Modelo de Gestão Operacional, em conformidade com os princípios de subsidiariedade e mutualização.

1. QUAIS SERÃO SEUS DESAFIOS?

• Revisar nossa estrutura organizacional para alinhar os investimentos regionais com as prioridades estratégicas, garantindo o uso ótimo de recursos em áreas essenciais de trabalho: RH, Suprimentos, Médico, Defesa e Associativa.
• Otimizar o uso de recursos compartilhados para prioridades coletivas, aproveitando o conhecimento operacional e a experiência na América Latina em todo o Movimento.
• Aprimorar capacidades compartilhadas para manter nossa proporção de despesas em assistência direta, enquanto reduzimos os custos gerais por meio da mutualização de serviços.

Este projeto tem como objetivo eliminar redundâncias e ineficiências na América Latina, mas também contribuir para a construção de uma Organização mais ágil e unificada globalmente. Ao adotar recursos e capacidades compartilhados, buscamos fortalecer nossa eficácia coletiva, garantindo que cumpramos nossa missão social enquanto nos adaptamos aos desafios atuais e futuros.

Além disso, após extensas discussões realizadas nos últimos anos dentro do Movimento MSF, mas também dentro das entidades regionais nas Américas, foi concebida a intenção de propor uma Diretoria Operacional (OD) nas Américas. Essa ideia se tornou uma declaração formal que foi apresentada na Assembleia Geral conjunta de MSF Lat, CAMEX e Brasil em 2022, uma assembleia marcada por um grande senso de pertencimento e propósito com nossa missão social.

As áreas escolhidas pelas três entidades (MSF Brasil, MSF Lat e CAMINO/CAMEX) para iniciar os processos de mutualização são, numa primeira fase, focadas em Recursos Humanos, Suprimentos, Advocacy e Análise, e desenvolvimento de liderança associativa, e após identificar a estratégia, o eixo médico será incluído.

2. COMO É O DIA A DIA DA POSIÇÃO?

 Definir objetivos a curto e longo prazo:

• Desenvolver uma análise de stakeholders e contexto para os 5 pilares (RH, Advocacy e Análise, Suprimentos, Associativo, Médico);

• Desenvolver uma estratégia/plano de consulta que garanta uma inclusão abrangente e eficiente de uma ampla gama de stakeholders na elaboração e validação do processo.

• Propor um sólido plano de comunicação interna incluindo os principais stakeholders da MSF conforme acordado com o comitê diretivo.

• Organizar e liderar workshops, webinars, pesquisas, plataformas de engajamento digital conforme necessário, juntamente com o Grupo de Direção das diferentes seções de MSF envolvidas.

• Gerenciar stakeholders mantendo boas relações, comunicação eficaz, resolução de conflitos e apoio na transferência dos resultados do projeto.

Desenvolver um Modelo de Gestão Operacional e seu plano de implementação:

• Propor uma análise de oportunidades e necessidades e, em seguida, propor uma estrutura organizacional a nível regional que reflita um modelo de gestão operacional sólido e sustentável para facilitar a implementação da mutualização de recursos.

• Orientar e liderar cada entidade na incorporação da estrutura organizacional regional proposta, identificando em colaboração e cooperação com os responsáveis de cada área de intervenção os processos e procedimentos que precisam ser revisados.

• Desenvolver um plano de implementação de ajuste de processos definindo marcos e indicadores.

• Em estreita colaboração com os Diretores Executivos e presidentes de cada entidade, definir um modelo de governança e gestão para garantir a responsabilidade do programa implementado.

Gestão de Risco

• Mapeamento dos riscos de implementação e proposta de medidas de mitigação em torno dos 5 pilares.

Desenvolvimento de Capacidades

• Apoiar cada departamento/pilar na capitalização das competências internas.

• Propor um plano de desenvolvimento de capacidades para a equipe das áreas de interesse, a fim de impulsionar a capacidade de cada departamento/pilar envolvido, adaptado às necessidades de cada entidade.

• Apoiar cada departamento/pilar na identificação de treinamentos sob medida que atendam às necessidades identificadas.

• Incluir a identificação de capacidades atuais, análise de necessidades, oportunidades em relação à mutualização.

Gestão da Mudança

• Desenvolver um plano de gestão da mudança e estabelecer o quadro para sua implementação, definindo marcos e indicadores.

• Desenvolver e implementar um plano de comunicação com o apoio do departamento respectivo de MSF Brasil, MSF LAT e CAMEX/CAMINO.

Coletar lições aprendidas para apoiar na capitalização do processo que poderia ser apresentado a outras entidades da MSF no nível do movimento.

Médecins Sans Frontières (MSF) is an international medical-humanitarian organization that provides health care to people affected by conflicts, epidemics, natural disasters or limited access to health in more than 70 countries, in a neutral, impartial and independent way.

Aligned with the values that guide our organization's actions around the world, MSF-Brazil is committed on promoting inclusion and diversity and understands the importance of affirmative action aimed at promoting equal opportunities. For this reason, in order to provide greater equity, we indicate and prioritize the application of people who self-declare that they belong to minority groups.

This position could be based in Brazil, Mexico, Argentina, Uruguay or Colombia. The possibility of remote work will also be considered in accordance with national regulations, depending on the hiring country.

BACKGROUND AND OBJECTIVE OF THE POSITION

MSF’s organizational structure, inherited from a development articulated around European operational centers and their satellites, is currently under review to adjust it to the current needs and aspirations of patients, communities, and teams.

A largely organic growth, along with the desire to maintain diverse operational approaches, has led to a governance model that is both highly centralized and fragmented according to allegiances to historical MSF sections.

This architecture led to increased decision-making complexity and difficulties adapting to specific needs in some areas of intervention to fulfil MSF’s social mission. It also resulted in the duplication and overlap of initiatives. To address these inefficiencies and foster a culture of shared resources and capabilities, MSF entities in Latin America are committed to overhauling our organizational setup. 

The main purpose of this position is to coordinate and support the Project management of the three entities (MSF Brasil, Latin America & CAMEX/CAMINO) within the framework as approved by TIC Committee through a consultative and participatory decision-making process. The position requires strong facilitation, project management, and stakeholder engagement skills to effectively support the development and implementation of the Operational Management Model in line with the subsidiarity principles of mutualization.

1. WHAT WILL BE YOUR MAIN CHALLENGES?

• Reviewing our organizational set-up to align regional investments with strategic priorities, ensuring optimal use of resources in essential areas of work: HR, Supply, Medical, Advocacy, Associative.

• Optimizing the use of shared resources for collective priorities by leveraging Latin America operational knowledge and experience across the movement.

• Enhancing shared capacities to maintain our expenditure ratio on direct assistance while reducing overhead through mutualization of services.

This project aims to eliminate redundancies and inefficiencies in Latin America, but also contribute to build a more responsive and unified MSF globally. By embracing shared resources and capabilities, we aim to strengthen our collective effectiveness, ensuring that we fulfill our social mission while adapting to current and future challenges.

Moreover, in the wake of extensive discussions held in the past years within the MSF movement but also within MSF regional entities in the Americas, it was conceived the intention to propose an Operational Directorate (OD) in the Americas. This idea turned into a formal declaration that was presented at the joint General Assembly of MSF Lat, CAMEX and Brazil in 2022, an assembly that was marked by a great sense of belonging and purpose with our social mission.

The areas chosen by the three entities (MSF Brazil, MSF Lat and CAMINO/CAMEX) to start the processes of mutualization are in a first phase focus on Human Resources, Supply, Advocacy and Analysis, Medical, and development of associative leadership, and after identifying the strategy, the medical axis will be included.

2. WHAT IS THE DAY-BY-DAY OF THE POSITION LIKE?

Define objectives on a short and long term:

• Develop a stakeholders and context analysis for the 5 pillars (HR, Analysis & Advocacy, Supply, Associative, Medical);

• Develop a consultation strategy / plan that ensure an extensive yet efficient inclusion of a broad range of stakeholders in the elaboration and validation of the process.

• Propose a solid internal communication plan including the key msf stakehold-ers as agreed with steering committee.

• Organize and lead workshops, webinars, surveys, digital engagement platforms as necessary, together with the Steering Group of the different MSFs involved.

• Manage Stakeholders by maintaining good relationships, effective communi-cation, resolution of conflicts and (supporting the) handover of project results.

Develop an Operational Management Model and its implementation plan:

• Propose an analyse of opportunities and needs and then propose organization-al set up at regional level that would reflect a solid and sustainable Operational management model so to facilitate the implementation of mutualization of re-sources.

• Guide and lead each entity to embed the proposed regional organizational set up by identifying in collaboration and cooperation with the responsible of each area of intervention the processes and procedures that need to be revised.

• Develop an implementation plan of adjustment of processes defining mile-stones and indicators.

• In close collaboration with the Executive Directors and presidents of each enti-ty define a governance and management model to guarantee accountability of the implemented program.

Risk Management

• Mapping implementation risks and propose mitigation measures around the 5 pillars.

Capacity building

• Support each department/pilar in the capitalization of internal competencies.

• Propose a capacity building plan for the staff of areas of interest in order to boost the capacity of each department/pilar concerned and that is tailored around the needs of each entity.

• Support each department/pilar on identifying ad hoc training that would re-spond to the identified needs.

• include identify current capacities, analyse needs, opportunities vis-a-vis mutualization.

Change management

• Develop a change management plan and set up the frame for its implementa-tion defining milestones and indicators.

• Develop and implement a communication plan with the support of the respec-tive department of MSF Brazil, MSF LAT, and CAMEX/CAMINO.

Collect lessons learnt so to support on the capitalization of the process that could be presented to other MSF entities at movement level.

[ESPAÑOL]

Este puesto podrá estar baseado en Brasil, México, Argentina, Uruguay o Colombia. También se considerará la posibilidad de trabajar a distancia de acuerdo con la normativa nacional, en función del país contratante.

EL ESCENARIO Y OBJETIVO DEL PUESTO

La estructura organizativa de MSF, heredada de un desarrollo articulado en torno a centros operativos europeos y sus satélites, se encuentra actualmente en revisión para ajustarla a las necesidades y aspiraciones actuales de los pacientes, las comunidades y los equipos.

Un crecimiento en gran parte orgánico, junto con el deseo de mantener enfoques operativos diversos, ha llevado a un modelo de gobernanza que es tanto altamente centralizado como fragmentado según las lealtades a secciones históricas de MSF.

Esta arquitectura llevó a un aumento en la complejidad de la toma de decisiones y a dificulta-des para adaptarse a necesidades específicas en algunas áreas de intervención para cumplir con la misión social de MSF. También resultó en la duplicación y superposición de iniciativas. Para abordar estas ineficiencias y fomentar una cultura de recursos y capacidades comparti-das, las entidades de MSF en América Latina se comprometen a revisar nuestra estructura organizativa.

El objetivo de esta posición es coordinar y apoyar la gestión de proyectos de las tres entida-des (MSF Brasil, América Latina y CAMEX/CAMINO) dentro del marco aprobado por el Co-mité de TIC a través de un proceso de toma de decisiones consultativo y participativo. La po-sición requiere habilidades sólidas de facilitación, gestión de proyectos y compromiso con las partes interesadas para apoyar eficazmente el desarrollo e implementación del Modelo de Gestión Operativa en línea con los principios de subsidiariedad de mutualización.

1. ¿CUÁLES SERÁN SUS DESAFÍOS?

• Revisar estructura organizativa para alinear las inversiones regionales con las prio-ridades estratégicas, asegurando el uso óptimo de los recursos en áreas de trabajo esenciales: RRHH, Suministro, Médica, Abogacía, Asociativa.

• Optimizar el uso de recursos compartidos para prioridades colectivas aprove-chando el conocimiento y la experiencia operativa de América Latina en todo el mo-vimiento.

• Mejorar las capacidades compartidas para mantener nuestro ratio de gastos en asistencia directa mientras se reducen los gastos generales a través de la mutualiza-ción de servicios.

Este proyecto tiene como objetivo eliminar redundancias e ineficiencias en América Latina, pero también contribuir a construir un MSF más receptivo y unificado a nivel mundial. Al adoptar recursos y capacidades compartidos, buscamos fortalecer nuestra eficacia colectiva, asegurando que cumplimos nuestra misión social mientras nos adaptamos a los desafíos ac-tuales y futuros.

Además, tras extensas discusiones llevadas a cabo en los últimos años dentro del movimien-to de MSF pero también dentro de las entidades regionales de MSF en las Américas, se con-cibió la intención de proponer una Dirección Operativa (DO) en las Américas. Esta idea se convirtió en una declaración formal que se presentó en la Asamblea General conjunta de MSF Lat, CAMEX y Brasil en 2022, una asamblea que se caracterizó por un gran sentido de pertenencia y propósito con nuestra misión social.

Las áreas elegidas por las tres entidades (MSF Brasil, MSF Lat y CAMINO/CAMEX) para iniciar los procesos de mutualización se centran en una primera fase en Recursos Humanos, Supply, Advocacy y Análisis, Médica y desarrollo de liderazgo asociativo, y después de iden-tificar la estrategia, se incluirá el eje médico.

2. ¿CÓMO ES EL DÍA A DÍA EN EL PUESTO?

Definir objetivos a corto y largo plazo:

• Desarrollar un análisis de partes interesadas y contexto para los 5 pilares (Recursos Humanos, Advocacy y Análisis, Supply, Asociativo, Médico);

• Desarrollar una estrategia / plan de consulta que garantice una inclusión extensiva pe-ro eficiente de una amplia gama de partes interesadas en la elaboración y validación del proceso;

• Proponer un plan de comunicación interna sólido que incluya a las principales partes interesadas de MSF acordadas con el comité directivo;

• Organizar y liderar talleres, seminarios web, encuestas, plataformas de participación digital según sea necesario, junto con el Grupo Directivo de los diferentes MSF invo-lucrados;

• Gestionar a las partes interesadas manteniendo buenas relaciones, comunicación efectiva, resolución de conflictos y (apoyando la) transferencia de resultados del proyecto.

Desarrollar un Modelo de Gestión Operativa y su plan de implementación:

• Proponer un análisis de oportunidades y necesidades y luego proponer una estructura organizativa a nivel regional que refleje un modelo de gestión operativa sólido y sostenible para facilitar la implementación de la mutualización de recursos;

• Guiar y liderar a cada entidad para integrar la estructura organizativa regional propuesta identificando en colaboración y cooperación con los responsables de cada área de intervención los procesos y procedimientos que deben ser revisados;

• Desarrollar un plan de implementación de ajuste de procesos definiendo hitos e indicadores;

• En estrecha colaboración con los directores ejecutivos y presidentes de cada entidad, definir un modelo de gobernanza y gestión para garantizar la responsabilidad del programa implementado.

Gestión de riesgos:

• Mapear los riesgos de implementación y proponer medidas de mitigación en torno a los 5 pilares.

Desarrollo de capacidades:

• Apoyar a cada departamento/pilar en la capitalización de competencias internas;

• Proponer un plan de desarrollo de capacidades para el personal de áreas de interés con el fin de aumentar la capacidad de cada departamento/pilar concernido y adaptado a las necesidades de cada entidad;

• Apoyar a cada departamento/pilar en la identificación de capacitaciones específicas que respondan a las necesidades identificadas;

• Incluir la identificación de capacidades actuales, análisis de necesidades, oportunida-des vis-a-vis la mutualización.

Gestión del cambio:

• Desarrollar un plan de gestión del cambio y establecer el marco para su implementa-ción definiendo hitos e indicadores;

• Desarrollar e implementar un plan de comunicación con el apoyo del departamento respectivo de MSF Brasil, MSF LAT y CAMEX/CAMINO.

Recopilar lecciones aprendidas para apoyar en la capitalización del proceso que po-dría presentarse a otras entidades de MSF a nivel del movimiento.